RFID-Dokumentsuche

Ein System zur Lokalisierung und Suche von Gerichtsakten, Grundbüchern und anderen Dokumenten ist eine RFID-Lösung, die das Dokumentenmanagement in Archiven, Gerichten und Verwaltungsbehörden effizienter gestaltet. Sein Hauptziel besteht in der schnellen Auffindung von Akten in Archiven, der lückenlosen Dokumentation sowie der Nachverfolgung von Dokumentenbewegungen. Alle Dokumente und Aktenmappen werden mit RFID-Etiketten versehen, die eine eindeutige codierte Nummer tragen. Die Suche nach Gerichtsakten, Grundbüchern und anderen Dokumenten erfolgt mittels eines mobilen RFID-Terminals Nach Eingabe der Aktennummer in das RFID-Terminal werden die Regale und Schränke des betreffenden Raums gescannt. Über Funkwellen lokalisiert das Lesegerät das gesuchte, mit einem RFID-Tag versehene Dokument zwischen den Regalen mit einer Genauigkeit von wenigen Zentimetern und signalisiert dessen Auffindung. Das RFID-System kann zudem eine Dokumentenkontrollfunktion umfassen, die die Nachverfolgung von Dokumentenbewegungen zwischen Abteilungen oder Gerichten ermöglicht. In Archiven registrieren die installierten RFID-Lesegeräte und RFID-Antennen das Ein- und Ausbringen von Dokumenten, die mit RFID-Etiketten versehen sind. Ein RFID-System erhöht die Sicherheit, indem es den Zugang auf autorisierte Personen beschränkt und sämtliche Dokumentenbewegungen protokolliert. Dies ist eine RFID-Lösung, die den Archivierungsbestimmungen entspricht und die Digitalisierung öffentlicher Institutionen optimal unterstützt.

  • Schnelle Dokumentsuche.
  • Genaue Standortbestimmung jeder Akte.
  • Historie der Aktenbewegungen.
  • Höhere Sicherheit und Zugangskontrolle.
  • Automatische Bestandsaufnahme der Akten im Archiv.
  • Reduzierung menschlicher Fehler.

Anwendungen

obszar-office
Anfrage

So funktioniert das RFID-System zur Dokumentsuche

 

Das RFID-System zur Standortbestimmung und Suche von Dokumenten ist für Unternehmen und Institutionen konzipiert, die umfangreiche Dokumentenbestände archivieren. Jedes Dokument und jede Akte, die im Archiv abgelegt wird, erhält ein RFID-Etikett mit einer codierten Referenznummer. Das Dokumentenmanagementsystem ermöglicht jederzeit den Druck neuer RFID-Etiketten mit der jeweiligen Nummer auf einem RFID-Drucker. Die Lokalisierung von Dokumenten im Archiv erfolgt über mobile RFID-Terminals. Nach Eingabe der Aktennummer in das RFID-Terminal werden die Regale des entsprechenden Raums gescannt. Über Funkwellen lokalisiert das Lesegerät das gesuchte, mit einem RFID-Etikett versehene Dokument zwischen den Regalen mit einer Genauigkeit von wenigen Zentimetern und signalisiert dessen Auffindung.

Datensicherheit gemäß der Richtlinie (EU) 2022/2555 über Maßnahmen für ein hohes gemeinsames Cybersicherheitsniveau in der gesamten Union (NIS2-Richtlinie).

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