I. BEGRIFFSBESTIMMUNGEN
In dieser Richtlinie werden Begriffe mit folgender Bedeutung benutzt:
1.1. Gesellschaft – darunter ist die Gesellschaft unter der Firma Etisoft Sp. z o.o. zu verstehen.
1.2. Arbeitnehmer – darunter ist eine Person zu verstehen, die von der Gesellschaft auf der Grundlage eines Arbeitsvertrags oder eines zivilrechtlichen Vertrags beschäftigt wird.
1.3. Mitarbeiter – darunter ist jede Person zu verstehen, die mit der Gesellschaft zusammenarbeitet (insbesondere als Lieferant von Dienstleistungen oder Produkten).
1.4. Geschäftspartner / Kunde – darunter ist jede natürliche Person, juristische Person oder Organisationseinheit ohne Rechtspersönlichkeit zu verstehen, an die die Gesellschaft Produkte verkauft oder Dienstleistungen erbringt.
1.5. Korrupte Handlungen – darunter sind Handlungen zu verstehen, die die Voraussetzungen der vorwiegend in den Artikeln 229, 230 oder 230 a des [polnischen] Strafgesetzbuches [kodeks karny] genannten Straftatbestände erfüllen.
1.6. Sonstiger Wirtschaftlicher Missbrauch – darunter sind Handlungen zu verstehen, die keine Korrupten Handlungen sind, jedoch den allgemein anerkannten Grundsätzen der ethischen Geschäftstätigkeit zuwiderlaufen.
II. REGELN DER GESCHÄFTSTÄTIGKEIT DER GESELLSCHAFT
2.1. Die Gesellschaft führt ihre Geschäftstätigkeit im Einklang mit den Grundsätzen des freien Wettbewerbs und agiert auf dem Markt als fairer Wettbewerber unter Einhaltung aller geltenden Gesetze und Vorschriften sowie des Kartellrechts. Die Gesellschaft verbietet alle Formen von Korruption, Erpressung und Veruntreuung und unterhält keine Geschäftsbeziehungen zu Unternehmen, die an solchen Handlungen beteiligt sind. Die Gesellschaft befolgt alle geltenden Exportkontroll-, Zoll-, Steuer- und Außenhandelsbestimmungen, darunter u.a. geltende Sanktionen, Embargos, Vorschriften, Regelungen oder amtliche Anordnungen und Richtlinien, die den Transfer oder die Versendung von Waren, Technologien und Zahlungen kontrollieren.
2.2. Die Gesellschaft hält sich an die rechtlichen Bestimmungen zur Verhinderung von Geldwäsche.
2.3. Das Unternehmen ergreift geeignete Maßnahmen, um jegliche Form von Betrug / Veruntreuung zu verhindern und um sicherzustellen, dass die Geschäftsbeziehungen mit der Gesellschaft in keiner Weise zur Geldwäsche oder zu anderen illegalen Aktivitäten (z.B. zur Finanzierung des Terrorismus) genutzt werden.
2.4. Die Gesellschaft trifft alle geschäftlichen Entscheidungen unabhängig – und zwar in der Weise, dass ihre geschäftlichen und privaten Interessen strikt voneinander getrennt werden. Dies bedeutet, dass die Mitarbeiter der Gesellschaft Situationen vermeiden müssen, die zu einem Konflikt zwischen ihren eigenen Interessen und denen des Unternehmens führen könnten – ein Interessenkonflikt kann insbesondere dann entstehen, wenn ein Mitarbeiter Maßnahmen ergreift oder Ziele verfolgt, die ihm eine objektive und effektive Erfüllung seiner Pflichten und die Wahrnehmung seiner Verantwortung gegenüber der Gesellschaft erschweren können.
III. ZIEL
3.1. Das Ziel dieser Richtlinie besteht in der Festlegung einheitlicher Regeln für den Umgang mit festgestellten Missbräuchen und zur Vorbeugung und Verhinderung von Missbräuchen zum Nachteil des Unternehmens sowie von Handlungen, die mit den Grundsätzen einer transparenten, ethischen und den Regeln des fairen Wettbewerbs entsprechenden Geschäftsführung der Gesellschaft unvereinbar sind.
3.2. Das Ziel dieser Richtlinie besteht auch in der Sicherstellung der Transparenz der Handlungen der Gesellschaft gegenüber ihren Geschäftspartnern / Kunden.
IV. SACHLICHER UND INHALTLICHER UMFANG DER RICHTLINIE
4.1. Die Richtlinie gilt für alle Korrupten Handlungen und den Sonstigen Wirtschaftlichen Missbrauch, an denen sowohl Mitarbeiter als auch Gesellschafter, Berater, Lieferanten, Geschäftspartner und alle in einer geschäftlichen Beziehung mit der Gesellschaft stehenden Rechtssubjekte beteiligt sind.
4.2. Die Richtlinie sollte von allen Arbeitnehmern und Mitarbeitern der Gesellschaft befolgt werden.
V. VERANTWORTUNGSBEREICH
5.1. Für die Implementierung und Überwachung der Einhaltung dieser Politik sind die Vorstandsmitglieder der Gesellschaft verantwortlich.
5.2. Die aktuelle Fassung der Antikorruptionsrichtlinie ist am Hauptsitz der Gesellschaft auf öffentlich zugänglichen internen und externen Kommunikationsträgern verfügbar.
5.3. Alle Arbeitnehmer sind verpflichtet, sich mit dieser Politik vertraut zu machen und sich strikt an ihre Regeln zu halten.
5.4. Personen in Führungspositionen sind verpflichtet, inhärente Missbrauchsrisiken zu identifizieren. Die Führungskräfte sollten auf alle Unregelmäßigkeiten in den Abläufen innerhalb der Gesellschaft achten.
5.5. Jeder potenzielle Missbrauch muss von dem Arbeitnehmer oder Mitarbeiter sofort bei seinem Vorgesetzten bzw. bei einem höheren Vorgesetzten, wenn der Missbrauch seinen unmittelbaren Vorgesetzten betrifft, angezeigt werden. Wenn eine solche Information durch Tatsachen nicht belegt wird, dann werden keine Aufklärungsmaßnahmen gemäß den im Kapitel IX. dieser Richtlinie festgelegten Grundsätzen eingeleitet.
5.6. Als unerlaubte Handlungen gelten insbesondere:
- Versprechen eines Vermögensvorteils oder eines persönlichen Vorteils,
- Anbieten eines Vermögensvorteils oder eines persönlichen Vorteils,
- Überreichung eines Vermögensvorteils oder eines persönlichen Vorteils,
- Annahme eines Vermögensvorteils oder eines persönlichen Vorteils.
5.7. Die Arbeitnehmer und Mitarbeiter der Gesellschaft dürfen unter keinen Umständen Korrupte Handlungen oder Handlungen aus dem Bereich des Sonstigen Wirtschaftlichen Missbrauchs ergreifen.
5.8. Die Arbeitnehmer und Mitarbeiter der Gesellschaft sind verpflichtet jeden Verdacht auf Korrupte Handlungen oder Handlungen aus dem Bereich des Sonstigen Wirtschaftlichen Missbrauchs unverzüglich beim Vorstand der Gesellschaft anzuzeigen.
VI. KORRUPTE HANDLUNGEN
Für die Zwecke dieser Richtlinie umfassen die Korrupten Handlungen alle Handlungen, die den Tatbestand einer Straftat oder eines Vergehens erfüllen, darunter insbesondere:
6.1. Versprechen, Anbieten, Verleiten, Gewähren von beliebigen Vermögensvorteilen oder persönlichen Vorteilen, abgesehen von den üblichen Weihnachtsgeschenken und Werbematerialien (in Übereinstimmung mit den Steuervorschriften und dem geltenden Recht).
6.2. Annahme von Vermögensvorteilen von Vertretern der Lieferanten der Gesellschaft sowie eine unbegründete Bevorzugung bestimmter Lieferanten der Gesellschaft in einer Weise, die gegen die Grundsätze des fairen Wettbewerbs verstößt.
6.3. Die Arbeitnehmer und Mitarbeiter sind verpflichtet, ihre Pflichten auf eine transparente Art und Weise zu erfüllen.
VII. SONSTIGER WIRTSCHAFTLICHER MISSBRAUCH
Für die Zwecke dieser Richtlinie umfassen Missbrauch und Fehlverhalten jede Handlung, die den Tatbestand einer Straftat oder eines Vergehens erfüllen (einschließlich strafbarer oder steuerlicher Vergehen), sowie andere Verhaltensweisen, einschließlich:
7.1. Zueignung des Eigentums der Gesellschaft (Materialien, Produkte, Ausrüstung, Know-how) sowie des Eigentums der Kunden, Lieferanten oder anderen Personen, mit denen der Arbeitnehmer in Geschäftsbeziehung steht.
7.2. Vorsätzliche Angabe von falschen Informationen in den Jahresabschlüssen, wodurch diese unzuverlässig werden und der tatsächlichen Sach- und Rechtslage nicht entsprechen.
7.3. Vorsätzliche Einführung falscher Informationen in die Unterlagen der Gesellschaft.
7.4. Vorsätzliche Fälschung von Unterlagen der Gesellschaft (u.a. der Verträge, Briefe, Beschlüsse, Entscheidungen, Protokolle) oder Vornahme sonstiger Änderungen durch Rechtssubjekte, die gemäß dem Gesetz und den internen Vorschriften der Gesellschaft nicht dazu befugt sind.
7.5. Vorsätzliche Fälschung oder Änderung von Buchungseinträgen und der diese Einträge bestätigenden Unterlagen, wie auch falsche Anwendung von Rechnungslegungsgrundsätzen.
7.6. Vorsätzliche Verfälschung oder Auslassung von Ereignissen, Transaktionen oder anderen wesentlichen Informationen in den für die Gesellschaft erstellten Berichten, die sowohl der Gesellschaft als auch ihrem Eigentümer Schaden zufügen.
7.7. Alle anderen vorsätzlichen Handlungen, die der Gesellschaft Schaden zufügen oder gegen die Verhaltensregeln der Gesellschaft verstoßen.
VIII. GRUNDSÄTZE DER KOMMUNIKATION UND DES VERHALTENS IM UMGANG MIT KUNDEN, GESCHÄFTSPARTNERN UND MITARBEITERN
8.1. Alle Kontakte mit den Geschäftspartnern, Kunden und Mitarbeitern des Unternehmens sollten geschäftlichen Zwecken dienen. Die Kontaktaufnahme sollte per E-Mail, per Post, per Geschäftstelefon und im Rahmen persönlicher Treffen am Sitz der Gesellschaft oder am Geschäftssitz des Geschäftspartners erfolgen. Kontakt per E-Mail sollte nur über die geschäftlichen E-Mail-Adressen, die in der Domäne etisoft.com.pl registriert sind, erfolgen.
8.2. Alle ein- und ausgehenden Schriftstücke sollten in das Register der ein- und ausgehenden Korrespondenz eingetragen werden.
8.3. Alle Handels- und Marketingaktivitäten und -kontakte, die zu einer bestimmten Rechtswirkung führen sollen (z. B. Abschluss eines Handelsvertrags), sind mit dem Vorstand der Gesellschaft abzustimmen.
8.4. Präsentationen von Produkten und Lösungen in Form von Folien, gedruckten Materialien, Demosoftware sollten nur inhaltliche und marketingbezogene Elemente zu den präsentierten Lösungen enthalten.
IX. SUMSETZUNG DER ANTIKORRUPTIONSRICHTLINIE DURCH DIE GESELLSCHAFT
Die Gesellschaft setzt die Antikorruptionsrichtlinie durch folgende Maßnahmen um:
9.1. Schulung ihrer Arbeitnehmer und Unterstützung der Mitarbeiter zwecks Beseitigung von Bestechung und Korruption.
9.2. Sensibilisierung der Arbeitnehmer und Mitarbeiter in Bezug auf Korruption und den Sonstigen Wirtschaftlichen Missbrauch.
9.3. Ermutigung ihrer Arbeitnehmer und Mitarbeiter zur Anzeige von Verstößen gegen die Richtlinie und unethischen Verhaltensweisen.
9.4. Anzeige von allen Verstößen gegen das Strafrecht und andere geltende Antikorruptionsgesetze durch den Vorstand der Gesellschaft bei den zuständigen Strafverfolgungsbehörden.
9.5. Bekämpfung Korrupter Handlungen und des Sonstigen Wirtschaftlichen Missbrauchs durch Ermutigung anderer Rechtssubjekte, mit denen die Organisation zusammenarbeitet, ähnliche Antikorruptionspraktiken zu implementieren.
X. DETAILLIERTE REGELN
10.1. Ein Vorgesetzter oder ein leitender Angestellter, der eine Anzeige über einen möglichen Missbrauch erhält, sollte unverzüglich den Vorstand der Gesellschaft informieren.
10.2. Auf der Grundlage der erhaltenen Informationen prüft der Vorstand der Gesellschaft ihren Wahrheitsgehalt.
10.3. Dem Arbeitnehmer oder der anderen Person, die den Umstand anzeigt, wird von den Personen, die die Informationen überprüfen, und von denjenigen, bei denen er/sie diese Anzeige gemacht hat, Anonymität zugesichert. Es werden keine Informationen über den Ablauf des Verfahrens außerhalb der Organisationsstrukturen der Gesellschaft weitergegeben.
10.4. Die Person, die die Anzeige gemacht hat, sollte informiert werden, dass:
- sie verpflichtet ist, keinen Kontakt mit dem mutmaßlichen Verursacher aufzunehmen, um den Sachverhalt festzustellen oder eine Entschädigung zu fordern.
- sie Diskretion walten lassen und den Fall, die Tatsachen, Verdächtigungen oder Anschuldigungen mit niemandem besprechen sollte.
XI. KLÄRUNG KORRUPTER HANDLUNGEN UND HANDLUNGEN AUS DEM BEREICH DES SONSTIGEN WIRTSCHAFTLICHEN MISSBRAUCHS
11.1. Bei der Klärung von mutmaßlichen Korrupten Handlungen oder Handlungen aus dem Bereich des Sonstigen Wirtschaftlichen Missbrauchs sollten alle Anstrengungen unternommen werden, um zu vermeiden, dass: Maßnahmen auf der Grundlage falscher oder unbegründeter Anschuldigungen ergriffen werden; bei denjenigen, gegen die vorgegangen wird, kein Verdacht hinsichtlich der durchgeführten Maßnahmen und Untersuchungen geweckt wird; Äußerungen getätigt werden, die sich negativ auf die Gesellschaft, den Arbeitnehmer oder die Kunden und Geschäftspartner der Gesellschaft auswirken.
11.2. Das Vorgehen bei den angezeigten Vorfällen ist wie folgt:
- Der Vorstand der Gesellschaft prüft Informationen, die er vom Arbeitnehmer oder Mitarbeiter erhalten hat bzw. eigenständig erfahren hat.
- Wird festgestellt, dass die in Punkt IX. genannten Informationen der Wahrheit entsprechen, beruft der Vorstand der Gesellschaft das Team zur Klärung Korrupter Handlungen oder Handlungen aus dem Bereich des Sonstigen Wirtschaftlichen Missbrauchs ein.
- Im Zuge der Klärung der Umstände der Maßnahme wird dem Arbeitnehmer oder Mitarbeiter Gelegenheit gegeben, sich zu der Angelegenheit zu äußern.
- Der Vorstand der Gesellschaft ergreift Abhilfemaßnahmen, die ähnlichen Vorfällen in der Zukunft vorbeugen sollen.
- Wird festgestellt, dass es sich bei dem untersuchten Vorfall um eine Korrupte Handlung handelt, zeigt der Vorstand der Gesellschaft diesen Vorfall bei den zuständigen Strafverfolgungsbehörden an.
XII. SCHUTZ VON ARBEITNEHMERN UND MITARBEITERN
12.1. Im Zusammenhang mit rechtmäßigen Handlungen bezüglich der Anzeige von aufgedeckten oder mutmaßlichen Korrupten Handlungen oder Handlungen aus dem Bereich des Sonstigen Wirtschaftlichen Missbrauchs darf die Gesellschaft den Arbeitnehmer oder Mitarbeiter nicht entlassen, degradieren, suspendieren, belästigen oder anderweitig diskriminieren.
12.2. Die Gesellschaft sollte dem Arbeitnehmer oder dem Mitarbeiter, gegen den der Vorwurf Korrupter Handlungen oder Handlungen aus dem Bereich des Sonstigen Wirtschaftlichen Missbrauchs erhoben wird, Gelegenheit geben, sich zu dem Vorwurf zu äußern.
XIII. DISZIPLINARMASSNAHMEN
13.1. Die Ergebnisse der Arbeit des Teams in Bezug auf die festgestellten Korrupten Handlungen oder Handlungen aus dem Bereich des Sonstigen Wirtschaftlichen Missbrauchs werden dem Vorstand der Gesellschaft vorgelegt.
13.2. Auf der Grundlage der Empfehlung des Teams werden weitere Schritte gegen den Arbeitnehmer oder den Mitarbeiter, den die Untersuchung betraf, ergriffen.
13.3. Die Entscheidung über eine mögliche Entlassung eines Arbeitnehmers oder über die Beendigung der Zusammenarbeit mit einem Mitarbeiter wird vom Vorstand der Gesellschaft getroffen.
13.4. Wenn der Gesellschaft durch die Korrupten Handlungen oder durch Handlungen aus dem Bereich des Sonstigen Wirtschaftlichen Missbrauchs ein finanzieller Schaden entstanden ist, wird die Angelegenheit vor Gericht gebracht, und gegebenenfalls werden auch die Strafverfolgungsbehörden informiert. Ein Mitarbeiter, der nachweislich zum Nachteil der Gesellschaft gehandelt hat, kann gemäß den geltenden Rechtsvorschriften auch mit finanziellen Konsequenzen belegt werden.
13.5. Die Bestimmungen dieser Richtlinie berühren nicht die Bestimmungen der allgemein geltenden Gesetze.
13.6. Jeder Fall der Nichteinhaltung dieser Richtlinie wird gesondert behandelt und kann zu dienstlichen Konsequenzen führen.